Het verschil tussen directe en indirecte kosten

Alles wat je moet weten over kostprijsberekening

Directe en indirecte kosten ontleed

Wat de ervaring ons heeft geleerd, is dat je kostprijs nauwkeurig berekenen essentieel is om succesvol te ondernemen. Het begint bij kennis van kostprijsberekening. Daarop pas je je gedrag aan: evalueren, nacalculeren en indien nodig je prijs aanpassen. 

Hoe je daaraan precies begint, ontdek je in deze blog. We starten bij het uitleggen van wat de verschillende soorten kosten zijn, overlopen 3 manieren om indirecte kosten door te rekenen en eindigen met tips rond nacalculatie.

Voorbeelden van directe kosten

Directe kosten zijn kosten die je direct toerekent aan het ontwikkelen van bepaalde diensten of het produceren van producten. Voorbeelden zijn grondstoffen, verpakkingskosten en transportkosten. Wanneer je een product in de markt zet, reken je die kosten door in de prijs die je voor het product vraagt. Zo geef je je klant een eerlijke en realistische prijs én beheer je je cashflow op een duurzame manier. 

Doe je dit niet loop je het risico dat je te duur bent of je aanbod te laag prijst. Een bedrijf dat bijvoorbeeld handgemaakte houten meubels maakt en de evolutie van de kosten voor hout, lak en transport niet bijhoudt, raakt gegarandeerd in de problemen. Overschatten ze de kosten, prijzen ze hun waren uit de markt. Onderschatten ze de kosten, loeren cashflowproblemen en verlies om de hoek.

Met een gedetailleerde kostenlijst beheer je dan ook de directe kosten van je bedrijf op een efficiënte manier. Je verkleint ook het gevaar op vergeten kosten. Dit is natuurlijk enkel de theorie. Het belangrijkste is dat je die ook toepast. Daarom raden we bij STREVER altijd aan om een kostenlijst aan te leggen en regelmatig te evalueren.

Prijsgevoelige vraag van

Anne Van Caeneghem, Make Sense Consulting

“Ik heb een traject dat op meerwaarde is gebaseerd en vooral focust op één-op-één samenwerkingen. Ik merk nu dat ik kosten begin te maken door met andere klanten te beginnen werken die vaak grotere bedrijven zijn. Zo begin ik kosten te maken die ik niet zo goed kan inschatten, net omdat ik meebeweeg in wat een bedrijf precies nodig heeft. Hoe begin ik daar aan om op voorhand betere inschattingen te maken?”

Prijsgevoelig antwoord van

Robin Cuypers, STREVER

"Dat heeft meer te maken met een duidelijke scope van het project of van de samenwerking bepalen voordat je van start gaat. Je wilt flexibel zijn voor de klant en afwijken van je standaardformule waar nodig. Dat moet je op voorhand afspreken met de klant. Die klant duidelijke laten weten dat als er extra kansen op jullie pad komen en jullie beslissen die samen te nemen, dat dat aanvullend op de factuur komt. Naast de standaard prijs. Het kan nooit de bedoeling zijn dat je zelf heel wat extra presteert zonder dat door te rekenen, want dat speelt in jouw nadeel."

Indirecte kosten: een complex verhaal

Indirecte kosten worden niet direct aan een specifiek product of dienst toegewezen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan boekhoudkosten, laptops, verzekeringen of opleidingskosten. De huur van je kantoorruimte is nog zo’n voorbeeld. Noodzakelijk voor de bedrijfsvoering maar niet direct te koppelen aan een bepaald project of product. 

Hoewel het essentiële kosten zijn om je onderneming draaiende te houden, zijn ze moeilijker te berekenen en verrekenen dan de directe kosten. Hoe zorg je er dan voor dat je prijzen zo zijn berekend dat je ruimte hebt om die indirecte kosten te betalen? Heel eenvoudig: door ze in je kostprijs te steken.

Dat doe je op 3 manieren:

1.Tijdgebaseerd

Je herleidt je indirecte kosten naar tijd. Deze methode is vooral nuttig als je vooral op projectbasis werkt en je weet hoeveel tijd je per project spendeert. 

2.Met verdeelsleutels

Je kijkt naar de impact van een bepaald product of dienst op het aandeel van de kosten. Denk aan energieverbruik, oppervlakte enz.

3.Combinatie van 1) en 2)

Je past zowel de tijdgebaseerde als de methode met verdeelsleutels toe. 

In de blog “3 no-nonsens methodes voor kostprijsberekening” krijg je alle details over deze 3 technieken en praktische voorbeelden. 

Welke methode je ook kiest, door indirecte kosten nauwkeurig te verdelen, krijg je zelf een beter inzicht in de werkelijke kosten van je producten en diensten. Kennis die je nodig hebt om op tijd je prijzen aan te passen. Uiteindelijk komt het ook je klant ten goede want transparante communicatie over prijzen zal die zeker appreciëren. 

Foto: Nadia El Makhfi

Prijsgevoelige vraag van

Laure Oomens, LoCo

“Ik merk dat ik de laatste maanden wel tegen een cashflow probleem aanloop, hoewel ik mijn kosten redelijk goed ken. Bepaalde kosten komen samen en dan zie je het bedrag op je rekening snel zakken. Hoe kan ik daar beter mee omgaan?"

Prijsgevoelig antwoord van

Robin Cuypers, STREVER

“Dat heeft vaak te maken met het feit dat er geen buffer is om pieken in kosten op te vangen. Het kan ook zijn dat je minder hebt gepresteerd dan wat je had verwacht, of net veel meer hebt gepresteerd zonder dat door te rekenen. Soms heb je dan projecten in de planning opgenomen zonder dat daar de inkomsten tegenover staan waar je recht op had. Als je zorgt voor een buffer én nauwkeurig aan projectmanagement doet, zal dat snel een positief effect hebben op je cashflow."

Evalueren en nacalculeren

Uiteindelijk komt het erop aan dat er meer geld binnenkomt dan dat er buitengaat. Daarom sta je regelmatig stil bij je prijzen en of ze nog representatief zijn ten opzichte van de kosten. 

• Zijn er in een bepaald project meer of minder uren geslopen dan begroot? 

• Zijn bepaalde directe en indirecte kosten duurder geworden?

• Zijn er nieuwe kosten bij gekomen?

Door regelmatig te evalueren en na te rekenen zorg je ervoor dat je kosten en opbrengst in balans blijven, je op tijd aanpassingen doorvoert en je financiële planning kan aanpassen waar nodig. 

Laat je daarbij helpen door software voor projectmanagement of boekhouding. Zo hou je makkelijk je uren en uitgaven bij. Na elk project of op regelmatige basis toont een analyse je dan welke kosten je hebt onderschat en welke je over het hoofd hebt gezien. Het leert je ook nauwkeuriger worden met je toekomstige berekeningen en je prijzen op tijd aan te passen.  

Foto: soulstudio_christine

Prijsgevoelige vraag van

Liese Nouwen, Lino Architecten

“Welke marge neem ik best op mijn dienstenaanbod?”

Prijsgevoelig antwoord van

Robin Cuypers, STREVER

"Dat hangt af van de sector. Ik vind dat er altijd minstens 10% verschil moet zijn tussen kostprijs en verkoopprijs. Als je sector moeilijk in te schatten is, zet je die marge beter groter. Bij korte, voorspelbare opdrachten maakt het minder uit als er minder marge is. Bij lange trajecten, zoals bij jou in de architectuur, moet er voldoende buffer zijn."

Wat moet je nu weten over kostprijsberekening?

Mocht je ons vragen om duurzame kostprijsberekeningen te definiëren in 1 zin zouden we dit zeggen:

“Duurzame kostprijsberekeningen nemen zowel directe als indirecte kosten mee en worden regelmatig geëvalueerd en nagecalculeerd.”

Het heeft te veel positieve gevolgen om het niet te doen:

• Je hebt meer controle over de winstgevendheid en stabiliteit van je bedrijf,

• Je speelt kort op de bal bij veranderende kosten,

• Je klanten zijn tevreden met de transparantie over de prijzen die je biedt,

• Je ontwikkelt een sterkere marktpositie,

• Je optimaliseert je financiële planning ook op de middellange tot lange termijn.

Omdat we bij STREVER de complexiteit van kostprijsberekeningen goed begrijpen, lanceren we ook in 2024 een reeks gratis online workshops over kostprijsberekening en verschillende andere onderwerpen.