Hoe een “te duur” evenementenbureau hun grootste meerwaarde kon verzilveren

De situatie vooraf

Een Oost-Vlaams evenementenkantoor kreeg soms wel eens te horen van potentiële klanten dat ze te duur waren. Ze hadden een team van 7 vaste medewerkers, een mooi pand en een magazijn met heel wat productiemateriaal. Hun kostenstructuur kon niet zomaar dalen, dus ook goedkopere prijzen presenteren aan klanten was niet meteen een optie.

Het probleem

Toen we onze samenwerking startten, werd het al snel duidelijk: dit was niet een doorsnee evenementenbureau dat een simpele teambuilding organiseert voor hun klanten. Nee, ze legden net de focus op beleving.

Dat maakte dat hun offertes ook vaak erg hoog konden zijn. Ze werkten de beleving en het concept voor de klant tot in de puntjes hadden uit en gingen echt voor een wow-effect bij de klant.

Allemaal goed en wel, die beleving, maar de klant vond het daardoor ook vaak te duur. Andere partijen deden het pakken goedkoper. Waren ze dan daadwerkelijk te duur? Niet zo zeer. Want, de klanten die wél akkoord gingen met de offertes, waren enorm lovend en zouden de investering meteen opnieuw maken.

De werkwijze

Het werd al snel duidelijk dat het evenementenbureau niet zozeer een hoge prijs hanteerde, maar wel dat heel de productiekost van hun ideeën ervoor zorgde dat de klant het “te duur” vond.

Daarom kozen we ervoor om 2 focuspunten te voorzien binnen onze samenwerking:

·        Enerzijds deden we de nodige prijsonderzoeken om ervoor te zorgen dat de tarieven wel effectief correct waren. Hiervoor deden we een kostprijsberekening, concurrentie onderzoek, een meerwaarde analyse en een doelgroep analyse.

·        Anderzijds dachten we na over het verkoopproces en hoe we meer inzicht konden krijgen in het budget dat de klant in gedachten had. Want, wanneer de klant niet het achterste van de tong wilde laten zien, konden we er wel eens flink naast zitten met onze offerte.

De oplossing

Uit de prijsonderzoeken bleek dat ze hun tarieven lichtjes omhoog konden trekken. Hun uurprijzen werden verhoogd, en ook heel het administratieve en financiële proces bij een samenwerking werd mooi doorgerekend.

Om de betalingsbereidheid van de klant te achterhalen hadden we een slimme oplossing bedacht. Eerst zou het evenementenbureau voldoende informatie inwinnen om goed te begrijpen wat de klant zoal wenste, welk doel die wilde bereiken en wat het verwachte aantal personen zou zijn.

Daarna zou het evenementenkantoor op basis van de verzamelde info een as voorleggen die draaide om de mate van beleving. Links op de as was een erg lage beleving, bijvoorbeeld een simpel personeelsfeest, zonder uitgewerkt concept en met een randactiviteit. Rechts op de as was een erg hoge beleving, waarbij het concept helemaal doorgetrokken werd in de aankleding van de zaal, de uitnodigingen, de randactiviteiten, de sfeer, enzovoort.

Elke gradatie op de as kreeg een verwacht “budget per persoon” toegewezen. Zo was een matige beleving bijvoorbeeld een budget van 180-220 euro per persoon. Door te werken met een as van beleving kon de klant zelf mee bepalen welk budget die wilde voorzien tegenover de beleving die ze in gedachten hadden voor het evenement.

Het resultaat

Als resultaat had het evenementenkantoor een hogere conversie op de gemaakte offertes. De klant beschouwde hen minder als “te duur”, omdat ze in detail te weten kwamen waar de klant naartoe wilde en welke budgetten die daarvoor wenste vrij te maken.

In de effectieve offertes werd er nog steeds als optie een hogere graad van beleving voorgesteld, waar sommige klanten op ingingen.

Was dit evenementenkantoor “te duur”? Nee, dat waren ze niet. Ze zijn zelfs lichtjes duurder geworden. Het is de prijszettingaanpak in het verkoopproces dat écht het verschil maakte.

Jouw eerstvolgende stap

Wil je net als dit evenementenbureau weten hoe je best kan omgaan met klanten die je “te duur” vinden? Schrijf je in op de komende Expert Class, zodat je vol zelfvertrouwen achter je prijzen kan staan.

Wil je liever een persoonlijk gesprek met Robin van STREVER? Neem contact op en plan jouw gratis adviesgesprek.